為什麼我的工作總是做不完？

很多人都在嘆息「為什麼我的工作總是做不完」！不知道您是否跟我一樣，早就無法做到「今日事今日畢」了！

每當好不容易手邊工作處理告一段落，新的工作又來了。工作似乎永遠做不完，因為舊的處理完，新的又來，「工作總是做不完」漸漸成為一種常態。

既然時間有限，工作卻不可避免地越來越多，重點就在於提升工作效率，讓自己在有限的時間裡，完成這許多的工作！

如何善用時間提升效率呢？

我們可以從「優先完成重要的事」與「提升效率的新方法」兩個層面來探討。

優先完成重要的事

首先，因為時間有限，所以我們必須學會取捨，也就是要先決定什麼事情該做，什麼事情不該做。

我在課程上常常會讓同學們區分事情的重要性和緊急性。這也就是很多人說的「艾森豪矩陣」，將待辦事項按照「重要—不重要」，與「緊急—不緊急」兩個維度分成四個區塊。

「重要又緊急」的事要最優先處理，而「不重要又不緊急」的則可以排在最後，許多書中甚至建議將這些事情直接丟進「垃圾桶」，因為根本沒有時間去處理這一部份。

當「重要且緊急」這類第一優先的事情處理完後，如果還有時間，接下來要先處理「緊急但不重要」的事，還是「重要但不緊急」的呢？

「輕重緩急」大家都聽過，古人的智慧告訴我們，先分輕重，再分緩急。重要的事先做，重要的事當中裡面，緊急的先處理。

因此，正確的順序應該是首先處理「重要又緊急」的事，若還有時間應先做「重要但不緊急」的。至於「緊急但不重要」的那些事，最好避免讓它們佔用你的時間。

那麼，什麼叫「重要」？什麼叫「不重要」？

這裡有三個標準方便您判斷：

一、 我會有損失
二、 我會有責任
三、 我會被責怪

如果這件事處理不好，我會被責怪，會有損失，或要承擔某些責任，這就是重要的事！相反而言，如果這件事不處理或沒處理好，也不會帶來損失，更不需負什麼責任，這就是不重要！就不該讓它浪費你的時間。

就像在LINE或其他通訊app中，許多人會關閉不重要的群組通知，因為這些群組的訊息就算漏看也不會讓自己有什麼損失，這樣才能讓自己不會被不重要的訊息干擾，將時間都花在重要的事情上。

提升效率的新方法

接下來，如何提高效率也是很關鍵的。

效率等於產出除以投入，而我們的時間和資源總是有限的。所以，如何在投入不變的情況下，讓產出變多、效率提升呢？答案是改變工作方法，運用改善或創新的手法提高效率，也就是使用新工具或新方法來完成工作。

舉例來說，我的一位學生是便利商店開發事業部的經理。他透過「平行作業」的方式，把原本26天的開店流程縮短為18天，這樣大幅提升了工作效率。

另一位同事原本需要90分鐘完成提案，但使用AI工具的協助後，現在只需20至30分鐘即可完成。

我自己在上完課後，原本都需要20至30分鐘寫講師回饋與建議，但現在透過AI工具輔助，現在只需5至8分鐘即可全部完成。

這些例子顯示提升工作效率可以讓我們在同樣的時間內完成更多的事情。

所以，工作永遠做不完嗎？的確，工作會越來越多！但我們可以藉由提升效率去完成更多重要的任務。最重要的是，不斷尋找新的方法來適應這個「工作做不完」的現實。

文／李思恩